Urząd Miejski w Zatorze 32-640 ZATOR, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, tel. (33) 841 – 22 – 15, fax. (33) 841 – 02 – 06 mail: sekretarz@zator.pl , strona: www.zator.pl

  Zator, 26.10.2016 r.

 Zaproszenie do składania ofert

na zakup i dostawę przezroczystych urn wyborczych

 I. ZAMAWIAJĄCY – nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Zator, 32-640 Zator, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, NIP 549 21 97 464, Regon, 72181913

Płatnik Urząd Miejski w Zatorze, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, 32-640 Zator, NIP 5491243618.

e-mail: sekretarz@zator.pl, tel. (33) 84 12 215 wew. 31 lub 16, fax (0-33) 84 10 206, https://www.zator.pl

Na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - ustawy prawo zamówień publicznych, (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) zapraszamy do złożenia oferty cenowej na zakup i dostawę przezroczystych urn wyborczych wraz z pokrowcami i plombami dla Gminy Zator.

II. Przedmiot zamówienia:

1. Opis przedmiotu zamówienia: Urny muszą odpowiadać wymaganiom, spełniać warunki i być zgodne ze wzorami ustalonymi Uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016r. poz.312) - załącznik Nr 2 do zapytania, z uwzględnieniem uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 r. zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych, która rozszerza technologię sporządzania urn wyborczych (M.P. z 2016r. poz.398) - załącznik Nr 3 do zapytania, oraz zgodnie z pismami Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016 r. załącznik Nr 4 do zapytania oraz pisma znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016r. załącznik Nr 5 do zapytania oraz wymagań technicznych dotyczących urn wyborczych opublikowanych na stronie internetowej Państwowej Komisji Wyborczej: Zbiór wyjaśnień Państwowej Komisji Wyborczej dotyczących przezroczystych urn wyborczych - załącznik Nr 6 do zapytania.
2. Zamawiający wymaga aby urny wyborcze posiadały w szczególności elementy konstrukcyjne:
      1) stosowanie w urnach uchwytów o trzech punktach podparcia lub uchwytów, które całą powierzchnią przylegają do boków urn,
      2) zagięcie górnych krawędzi boków do ich wnętrza, co usztywni konstrukcję urn.
3. Zamawiający dopuszcza:
      1) wykonanie zagiętych do wnętrza urny krawędzi otworu wrzutowego („kołnierza"), co usztywni konstrukcję wieka urny oraz ułatwi wyborcom wrzucanie kart do głosowania (po zwężeniu otwór wrzutów nie może być węższy niż 1,5 cm),
      2) zastosowanie do zamknięcia i blokowania wieka urny:
           a) mechanizmów odciąganych (bez możliwości ich całkowitego wyjęcia) zamiast zakręcanych, pod warunkiem umieszczenia w ścianach bocznych i wieku urny otworów umożliwiających założenie plomby plastikowej lub metalowej,
           b) śrub wkręcanych (bez możliwości całkowitego wykręcenia) w nitonakrętki zamocowane w ścianach bocznych urny
   
   Wykonawcy zobowiązani są wziąć pod uwagę, że liczba nitów służących do łączenia elementów urny wskazana we wzorach Państwowej Komisji Wyborczej jest przykładowa, urna może być połączona większą ilością nitów. Przedmiot zamówienia musi być fabrycznie nowy, nieużywany i nieuszkodzony oraz wykonany w sposób trwały i wolny od wad.
4. Urny powinny być tak skonstruowane, aby w czasie ich przechowywania zajmowały jak najmniej miejsca oraz nie ulegały zarysowaniom.
5. Rodzajowy i ilościowy zakres przedmiotu zamówienia:

6. Termin wykonania całości przedmiotu zamówienia wskazanego w pkt 1 – do dnia 5 grudnia 2016r.
7. Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia ma obowiązek:
     1) dostarczenia urn wyborczych wraz z pokrowcami zabezpieczającymi przed uszkodzeniem (1 sztuka na każdą z dostarczonych urn) oraz plomb (5 sztuka na każdą z dostarczonych urn) .
     2) dołączyć do oferty projekt urny wyborczej z opisem technicznym wykonania i oświadczeniem, iż projekt zgodny jest z wytycznymi Państwowej Komisji Wyborczej.
8. W cenie oferty należy uwzględnić łączny koszt wykonania i dostawy całości przedmiotu zamówienia.
9. Wykonawca zobowiązuje się pokryć na własny koszt dostawę przedmiotu zamówienia do siedziby zamawiającego lub innej lokalizacji na terenie gminy Zator – wskazanej na etapie wykonywania umowy, w dniu roboczym (od poniedziałku do piątku) w godzinach 8:00 – 14:00 po wcześniejszym uzgodnieniu daty i godziny z Zamawiającym.
10. W przypadku dostarczenia towaru niezgodnie z warunkami zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia towaru i reklamacji, która powinna być zrealizowana w ciągu 5 dni roboczych od daty zgłoszenia. Wykonawca zobowiązany jest wymienić wadliwe wyposażenie na nowe, wolne od wad.
11. Nazwa dostarczonego towaru na fakturze musi być zgodna z nazwą na opakowaniu i z nazwą w formularzu cenowym. Również cena towaru wykazana na fakturze musi być zgodna z ceną z formularza cenowego.
12. Na dostarczony przedmiot zamówienia Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcy gwarancji. Zasady gwarancji przedmiotu umowy określają warunki gwarancji ustalone w umowie.
13. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa w treści zgodnej z treścią niniejszego Zapytania – wzór umowy stanowi Załącznik Nr 7. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez wykonawcę treści umowy.
14. Wykonawca zapewnia na swój koszt załadunek, transport, rozładunek i montaż wszystkich dostarczonych elementów przedmiotu zamówienia.
    
    III. INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości zamawianych urn (pokrowców i plomb odpowiednio) po otrzymaniu oferty cenowych (z uwagi na ograniczone środki finansowe) z zachowaniem wskazanych w wybranej do realizacji ofercie cen jednostkowych.
2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej, napisana pismem maszynowym, komputerowym albo ręcznym w sposób czytelny przy użyciu nośnika pisma nie ulegającego usunięciu bez pozostawienia śladów. Wszelkie pisma sporządzone w językach obcych muszą być przetłumaczone na język polski i podczas oceny ofert Zamawiający będzie opierał się na tekście przetłumaczonym.
3. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny.
4. Oferta oraz oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez Wykonawcę. Każda poprawka w ofercie pod rygorem odrzucenia oferty musi być podpisana przez osobę uprawnioną do podpisywania oferty,
5. Warunki uczestnictwa o dopuszczenie do postępowania mogą ubiegać się wykonawcy   którzy:
   1) posiadają uprawnienia do wykonania działalności z zakresu przedmiotu zamówienia,
   2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.
   Spełnieniem warunku będzie dostarczenie kopii aktualnego dokumentu określającego zakres działalności (kopia wpisu CEIDG lub KRS).
6. Oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu - na potwierdzenie spełnienia warunków wymaganych w niniejszym postępowaniu każdy z Wykonawców zobowiązany jest złożyć, następujące oświadczenia i dokumenty:
      1) wypełniony formularz ofertowy o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego,
      2) projekt techniczny urn wyborczych z opisem technicznym wykonania i instrukcją użytkowania,
      3) oświadczenie dla każdego typu urny odrębnie, iż projekt orny oraz urna jest zgodny ze wszystkimi aktualnymi wytycznymi Państwowej Komisji Wyborczej.
   UWAGA: Oferty nie zawierające projektu urny wyborczej z opisem technicznym wykonania i oświadczeniem, iż projekt zgodny i urna jest zgodna z wytycznymi Państwowej Komisji Wyborczej nie będą rozpatrywane.
7. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega możliwość żądania okazania urn wyborczych.
   
   IV. Tryb udzielenia zamówienia:
   1. Tryb udzielenia zamówienia: procedura otwarta – rozeznanie cenowe o wartości szacunkowej zamówienia poniżej 30 000 euro.
   2. Do niniejszego postępowania stosuje przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) - art. 4 pkt.  8 ustawy.  Zamawiający dąży do zapewnienia wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców.
   3. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
   
   V. Warunki realizacji zamówienia, do zapewnienia których zobowiązany jest Wykonawca::
   1.    Wykonawca przedstawia w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapy-tania łączną cenę za przedmiot zamówienia. Cena oferty musi być podliczona zbiorczo dla całości zamówienia i podana w PLN cyfrowo.
   2.    Wykonawca zobowiązuje się w ramach zaproponowanej ceny wykonać całość zakres przedmiotu zamówienia.
   3.    Płatność za wykonanie przedmiotu zamówienia realizowana będzie po dostarczeniu i protokolarnym odbiorze prawidłowego wykonania całości zamówienia na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT z odroczonym terminem płatności - 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego, wystawionej na: Zamawiający: Gmina Zator, 32-640 Zator, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1 NIP 549-21-97-464; Płatnik: Urząd Miejski w Zatorze, 32-640 Zator, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, NIP 549-12-43-618.
   4.    Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa w treści zgodnej z treścią niniejszego Zapytania.
   
   VI.    Informacja o ofertach częściowych i podwykonawcach.
   1.    Każdy Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę.
   2.    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych jak również nie dopusz-cza zmian w złożonej ofercie za wyjątkiem sytuacji podanych w niniejszym zapytaniu.
   3.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
   
   VII.    Opis kryteriów i sposobu dokonywania oceny ofert:
   Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium oceny: Wartość brutto całego zamówienia – 100%. Oferta najtańsza będzie podlegała dodatkowo negocja-cjom cenowym.
   
   VIII.    Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty m.in. w przypadku, gdy:

1. Zaproponowana przez wykonawcę cena przekroczy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia z zastrzeżeniem, że Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości zamawianych urn po otrzymaniu oferty cenowej (z uwagi na ograniczone środki finansowe) z zachowaniem wskazanych w ofercie cen jednostkowych.
2. Oferta zostanie złożona na innym formularzu niż Formularz Ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
3. Oferta jest niezgodna z przedmiotem zamówienia lub warunkami określonymi w niniejszym zapytaniu.
4. Oferta wpłynęła po terminie określonym w zamówieniu.
5. Z przyczyn niezależnych od Zamawiającego prowadzenie postepowania stanie się niecelowe.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania w każdej chwili do dnia zawarcia umowy bez podania przyczyny. W takiej sytuacji Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności, w tym odszkodowawczej.
   
   IX.    Termin, miejsce i sposób składania ofert:
   1.    Nieprzekraczalny termin składania ofert upływa w dniu 7 listopada 2016 r. do godz. 14:00.
   2.    Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.
   3.    Oferty złożone po terminie albo niekompletne nie będą uwzględnione.
   4.    Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym podpisanym - przez osobę uprawnioną, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego, do wyboru:
   - w wersji elektronicznej na adres e-mail: sekretarz@zator.pl
   - faksem na numer 33 841 02 06
   - osobiście lub pocztą na adres: 32-640 Zator, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, Biuro Obsługi Klienta.
   
   Oferty powinny być oznaczone:
    „Oferta na zakup i dostawę przezroczystych urn wyborczych dla Gminy Zator”.
   
   X. Pozostałe informacje.

1. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia oraz ceny za jego wykonanie.
3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany i uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego udostępniona zostanie w trybie upowszechnienia niniejszego zapytania.
4. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zamiany treści ofert, zamawiający może przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny na przygotowanie ofert.
5. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawcę telefonicznie lub mailowo.
6. Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
7. Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane.
8. W trakcie badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
9. Zamawiający Zastrzega sobie prawo do skontaktowania się tylko z wybranym Oferentem.
10. Osoba wyznaczona do kontaktu w sprawie zamówienia: Sekretarz Zatora p. Piotr Domagała – tel. 33 841 22 15 wew. 31.

Załączniki

1. Formularz ofertowy.
2. Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych.
3. Uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych.
4. Pismo Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016 r.
5. Pismo Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016r.
6. Zbiór wyjaśnień państwowej komisji wyborczej dotyczących przezroczystych urn wyborczych.
7. Wzór umowy.
   

Zapraszamy do składania ofert      

 Burmistrz Zatora
Mariusz Makuch